При получении заработной платы каждый сотрудник должен получить на руки расчетный лист. Несмотря на то, что порядок предоставление документа работнику является не правом, а обязанностью работодателя, многие руководители уклоняются от выдачи.

В бухгалтерии нередко слышится мнение, что зарплата белая, а значит попросту печатать и переводить листы смысла нет. Они выдают квитанции только по требованию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдача расчетного листка по заработной плате прописывается в трудовом законодательстве. Поэтому в каждом учреждении должен соблюдаться порядок предоставления документа сотруднику.

Основные детали

Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.

Почему он важен

Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.

Штраф является неприятным последствием невыдачи. Однако это не является основным негативным моментом отсутствия листов. Документ считается подтверждающим факт выплату заработной платы. Если сотрудник решит судиться с работодателем, то высока вероятность проигрыша руководством дела.

Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или . Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца.

При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен. При этом суды отмечают, что многие работники не знают от нарушении прав ввиду отсутствия листа заработной платы. Поэтому отсчет времени на подачу идет с момента выяснения работником о нарушении его прав.

Таким образом, работник имеет право на обращение в суд в течение трех месяцев после выдачи листа. Если документ не выдан, гражданин может в любой момент доказать свои права.

Обязательно ли нужно это

В Трудовом кодексе РФ (ч.1 ст. 136) прописывается, что при перечислении денежных средств обязательно должна производиться выдача расчетного листка по заработной плате.

Письменное оповещение делается для ознакомления сотрудника с:

• частями заработной платы в каждом периоде;
• начисленными суммами (компенсациями) при нарушении сроков выплат;
• полной суммой зарплаты;
• удержанной частью зарплаты;
• выплаченной суммой.

Работодатель обязан предоставить лист независимо от того, каким образом (наличный или безналичный расчет) переводятся денежные средства.

При этом получать его должны все сотрудники:

• основные;
• совместители;
• надомные работники;
• дистанционные сотрудники.

При подготовке, но не выдаче листа и разъяснении права на его получение, нарушение трудового законодательства будет на лицо. Разработка формы листа входит в обязанность работодателя. Можно воспользоваться бланком, представленным в бухгалтерской программе.

Правила по закону

На основании статьи 129 Трудового кодекса РФ, заработной платой является вознаграждение за выполненные работником трудовые обязанности. Она включает в себя выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

В соответствии со статьей 136 ТК РФ предусматривается оповещение работника о том, за что и в какой сумме были сделаны выплаты. При этом закон обязывает организации выдавать листы. Исключений, связанных с типом трудовых отношений и характером выполняемой работы сотрудником, не предусматривается.

Выдача листков производится при любых платежах. Не учитывается способ передачи средств сотруднику.

Порядок передачи расчетных листов при получении зарплаты на карту пока не определен. Но его можно принять с помощью локального документа.

Обязанность организации

Письмом Роструда №739-6-1 определяется порядок выдачи расчетных листов. Документ отмечает, что получение бумаги работником должно производиться не позже даты, установленной в качестве расчетной. Если зарплата перечисляется на карту, это не предусматривает отсутствие листа.

Работодатель обязан утвердить форму документа. При этом учитывается мнение Профсоюза работников. Бухгалтеры могут использовать форму, предусмотренную программой.

Хранение расчетных листов не требуется. Однако при нарушении требований ТК РФ (отсутствии выдачи) может наступить административная ответственность. При повторных нарушениях возможна дисквалификация на 1–3 года.

Ответственность

При нарушении порядка выплат зарплаты руководитель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается и уведомления работников о размере и частях зарплаты с помощью расчетного листа. Если извещение отсутствует, то руководитель и предприятие могут быть наказаны на основании статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Формат документа

Формирование бланка расчетного листа возможно с помощью бухгалтерской программы.

Заполнять его не составляет большого труда, так как в документе предусмотрено несколько разделов:

1. В общем разделе отражается название учреждения, структурное подразделение, должность и фамилия, имя, отчество. Среди сумм отмечается оклад. Также указывается расчетный период.
2. В разделе о произведенных начисления отражается почасовое время труда и количество отработанных дней. Также прописывается оклад, надбавки и доплаты, премии, отпускные компенсационные и страховые выплаты.
3. Раздел, связанный с удержаниями, предусматривает сумму налога на доход физических лиц, взносы в Профсоюзную организацию.
4. В конце документа прописывается итоговая сумма, которая выдается сотруднику на руки при формировании листа. Если некоторые суммы еще не были выплачены, то отражается дата перечисления авансов, отпускных.

Временные рамки

Каждый сотрудник должен знать срок предоставления расчетного листа по заработной плате. Также важно определить частоту выдачи документа на руки.

Сроки отчёта и расшифровка

В обязанности работодателя входит разъяснение сотруднику о каждом разделе расчетного листа. Аналогичное правило действует и в отношении работника, который должен четко понимать обоснование отражения каждой из сумм. Важными составляющими являются расшифровка кодов и сроки хранения документа.

При ведении бухгалтерского учета обязательно отражаются специальные коды. Они имеют тот формат, который выбрала организация в зависимости от вида деятельности.

Документы могут содержать следующие обозначения:

Все коды отражены в интернете или могут быть взяты в бухгалтерии. Если сотруднику что-либо не понятно из документа, он может обратиться за разъяснениями.

Согласно действующему закону, срок хранения листов о заработной плате не определен. Однако важным моментом является выдача работнику документа на руки.

Для учета данных по бумагам ведется специальный журнал. Он отражает фактическое получение работником листа под роспись. Если правило будет не соблюдено, работодатель должен все время хранить документы у себя.

Частота получения

Выдача листов производится при перечислении каждой части зарплаты. При этом передача должна быть подкреплена документально. Иначе у работодателя будет отсутствовать возможность доказательств выдачи.

Фиксация факта может производиться несколькими способами. В первом случае электронный вид документа направляется посредством локальной электронной почты. Работники обязаны периодически проверять корреспонденцию. Способ является прогрессивным и малозатратным. Но использовать его могут не все работодатели.

Во втором случае лист выдается под роспись. Она ставится в специальном журнале учета работником в момент передачи документа.

Порядок выдачи расчетного листка по заработной плате

Единой формы листов не предусмотрено законодательно. Поэтому работодателю необходимо разработать ее в рамках учреждения.

Выплата заработной платы производится дважды в месяц. Но расчетный лист передается в конце месяца при полном погашении задолженности работодателя перед сотрудником. Это обусловлено тем, что в момент аванса окончательная сумма выплат еще не определена.

Работодатель может самостоятельно установить срок выдачи документов. Некоторые бухгалтеры, осуществляющие выплаты через кассу, передают работнику вместе с деньгами и расчетный лист. Если перечисление осуществляется на банковскую карту, необходимо заранее в бухгалтерии получить документ.

Также некоторые организации назначают ответственное за выдачу листов лицо. Сотрудник должен в назначенную дату довести до остальных работников информацию по их заработной плате.

Стоит помнить, что передать расчет лист сотруднику может только уполномоченное лицо. Ведь в документе отражены персональные данные. За их разглашение, путем доступа к листу других лиц, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Подтверждение о вручении возможно с помощью подписи сотрудника на отрывной части листа, а также в журнале учета при получении документа.

Нюансы оформления

Форма, разработанная в учреждении, должна быть утверждена локальными нормативными документами. Если не сделать этого и использовать бумагу, то данный факт будет расценен как нарушение трудового законодательства.

При этом работнику подтвердить нарушение своих прав в суде можно будет и с помощью неутвержденного листа. Чтобы он не смог сделать этого, организации нужно доказать наличие другой используемой официальной документации.

Для утверждения формы работодателем издается приказ.

При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Стелс»

На основании статьи 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листа, имеющуюся в приложении №2.
2. Ввести в документооборот с 15 февраля 2019 года.
3. Ответственным за выдачу листов назначить главного бухгалтера Иванова Ю.С., который будет осуществлять выдачу в день заработной платы.

Генеральный директор ________________ Андрусенко И.В.

С приказом ознакомлен _________________ Иванов Ю.С.

Главный бухгалтер

Профсоюзный комитет до утверждения должен ознакомиться с формой расчетного листа. Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы.

Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.

Как подтвердить факт

Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.

Процедура подтверждения возможна с помощью:

• ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
• разработки отдельной графы в для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
• составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей. Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.

Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф могут быть любыми, но следующие указать обязательно:

• порядковый номер записи;
• ФИО работника;
• должность;
• табельный номер;
• дата выдачи квитка;
• подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Предлагаем скачать образец журнала выдачи расчетных листков.

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Шаг 2. Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

• экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
• быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
• просто: не нужно искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Но так ли это надежно, ведь квитки содержат персональные данные? Чтобы обезопасить свою организацию от штрафов контролирующих органов, следует утвердить порядок передачи квитков по электронной почте (на основании письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Допустим, не все сотрудники организации имеют возможность и необходимые навыки пользования компьютером и электронной почтой. В таком случае необходимо предусмотреть два варианта передачи расчеток. Оба порядка утвердите приказом и ознакомьте сотрудников под роспись.

Для того чтобы вести учет выдачи расчетных листков работникам, в организации формируется специальная ведомость.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

ФАЙЛЫ

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Для чего нужна ведомость

Роль ведомости проста, но в то же время значительна: она позволяет проконтролировать выдачу расчетных листков сотрудникам компании.

Кроме того, она является доказательством того, что все эти документы были переданы заинтересованным работникам предприятия своевременно. После выдачи расчетного листка каждый из них именно в ведомости расписывается о его получении.

Кто заполняет документ

Документ формирует бухгалтер или кассир организации, который составляет расчетные листки и вместе с заработной платой передает их на руки персоналу. Он же обязательно следит за тем, чтобы каждый сотрудник, получивший расчетный листок обязательно за него расписался.

Надо сказать, что на предприятии за отчетный период времени может быть заполнена не одна ведомость, а несколько (на каждое структурное подразделение в отдельности).

Как составить ведомость

Ведомость формируется в свободном виде, поскольку унифицированного образца ее на сегодняшний день нет. Но если внутри компании есть свой разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон – ведомость следует делать по его типу.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Учет и регистрация ведомостей

Ведомости подлежат обязательному учету. Информация о каждой из них должна быть внесена в специальный учетный журнал.

В него достаточно включить номер бланка и дату его формирования. Журнал хранится у составителя ведомостей и в случае надобности он не только удостоверяет сам факт создания документа, но и позволяет быстро его отыскать.

Порядок и сроки хранения

Период хранения ведомости определяется индивидуально. Он может зависеть от внутренних нормативно-правовых актов компании или же рассчитываться исходя из законодательных норм (но не меньше трех лет). После того, как значимость документа будет утрачена, его можно уничтожить, но также только при соблюдении определенной процедуры, прописанной в законе.

Можно ли обойтись без ведомости

Без составления ведомости обойтись можно, но это крайне рискованно. В случае проводимых контролирующими надзорными структурами проверок, с их стороны могут возникнуть претензии, которые в свою очередь могут привести к наложению административного штрафа за нарушение порядка выдачи расчетных листков и заработной платы.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.

Не впадайте в панику, если руководитель поручил оформить на 2017 год журнал выдачи расчетных листков: образец скачать можно онлайн, а основные правила ведения учета прописываются во внутренней нормативной документации.

Из статьи вы узнаете:

Оплачивая труд работника, работодатель обязан в письменной форме известить его о точном размере зарплаты, причитающейся за определенный период (как правило, месяц). Для этого применяется специальный бланк - расчетный листок, в котором указываются все необходимые сведения. Документ выдается сотруднику при получении зарплаты. Некоторые организации выдают расчетные листки исключительно под роспись и вносят данные о каждом оформленном экземпляре в журнал выдачи расчетных листков, другие - не ведут документальный учет их выдачи, ограничиваясь рассылкой по электронной почте.

Расчетный листок: правила оформления

Выдача формы, в которой указаны составные части зарплаты, а также виды и размеры удержаний из нее, считается одним из обязательных этапов процедуры расчета с работником. Таким образом работодатель предоставляет ему подробные сведения о порядке расчета заработной платы (с учетом всех условий трудового договора и прописанных в нем надбавок, доплат, районных коэффициентов, премий и т.д.). Рекомендуем ознакомиться со статьями «Как выбрать и прописать ее в договоре. Пять формулировок для разных ситуаций», «Как оплаты труда» и «Как сотрудникам». Наши эксперты расскажут о возможностях и последствиях применения разных систем оплаты труда с учетом специфики предприятия.

Скачать документы по теме:

Важно: если в расчетном листке указана недостоверная или неполная информация о выплатах, работодателя можно привлечь к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ (сумма штрафа составляет от 30 000 до 50 000 рублей для компании, от 1000 до 5000 рублей для ответственных должностных лиц - руководителя и бухгалтера).

Необходимость оформления расчетного листка закреплена ст.136 ТК РФ. При этом способ выплаты зарплаты особого значения не имеет, будь то расчет наличными деньгами через кассу предприятия, безналичный перевод средств на банковскую карту или оплата труда в натуральной форме. Именно такой позиции придерживается Роструд в разъяснительном письме №739-6-1 от 18.03.2010г. Подробнее о способах оплаты труда и компромиссах, на которые иногда приходится идти работодателям, читайте в статьях «Когда можно платить » и «Как оформить ».

Заработная плата по закону выплачивается как минимум дважды в месяц. Выдавать расчетные листки можно не с каждой выплатой, но не реже одного раза в месяц - в момент выдачи окончательной части зарплаты (см. письмо Роструда №5277-6-1 от 24.12.2007г.). Ознакомившись с заметкой «Какая ответственность предусмотрена за », вы узнаете, как часто нужно производить выплаты персоналу, и чем работодателю грозит несоблюдение установленных законом сроков.

Важно: поскольку НДФЛ удерживается только с окончательной части месячной зарплаты, а не с аванса, целесообразно выдавать «расчетку» вместе со второй, итоговой выплатой.

Требования к форме расчетного листка

Законодатель не утвердил унифицированную форму для таких случаев. Поэтому каждая компания разрабатывает собственный бланк в соответствии со ст.9 федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. Как правило, его разработка поручается бухгалтерии или кадровой службе, которая затем передает проект документа на утверждение руководителю организации. При наличии выборного органа, представляющего интересы работников, необходимо учесть его мотивированное мнение в порядке, предусмотренном ст.372 ТК РФ.

Требования к содержанию формы указаны в ч.1 и 2 ст.136 ТК РФ. Убедитесь, что документ отражает следующие виды сведений:

1. общую сумму к выплате;
2. все составные части причитающейся сотруднику зарплаты (оклад, премию, доплаты за совмещение или работу в ночное время, «северные» надбавки и т.д.);
3. размеры других начисленных сумм (отпускные, пособия, компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении, а также средства, в соответствии с локальными актами выделенные на оплату питания и проезда);
4. удержания из зарплаты (НДФЛ, авансы за командировки, алименты, выплаты по исполнительным листам и т.д.).

Если работнику положена денежная компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты, ее также отражают в расчетном листке, отдельно или в графе «Другие начисленные суммы». В случае отсутствия задержек можно просто указать, что сумма компенсации нулевая. Детали - в статье «Как рассчитать ». О правомерности удержаний читайте в статье « : когда суд принимает сторону работодателя». Вы узнаете, какую сумму работодатель вправе удержать в порядке погашения задолженности сотрудника или возмещения материального ущерба, в каких случаях размер удержаний может достигать 70% месячной зарплаты, а также как выиграть судебный спор о законности произведенных удержаний.

Бланк расчетного листка утверждается приказом, составленным в произвольной форме:

Еще один популярный способ организации учета - оформление расчетных листков в двух экземплярах (один выдается на руки сотруднику, второй остается у работодателя). Этот способ рекомендован Министерством финансов РФ как инструмент дополнительной защиты работодателя на случай спора (см. приказ Минфина России №52н от 30.03.2015г.). Не забудьте убедиться, что работник расписался в получении «расчетки» на экземпляре, остающемся на хранение в организации.

Но самое простое и доступное решение - завести журнал выдачи расчетных листков (образец скачать можно онлайн либо разработать самостоятельно, поскольку единой типовой формы не существует). Некоторые компании используют унифицированную форму Т-49 («Расчетно-платежная ведомость»), чтобы на ее основе разработать в 2017 году журнал учета выдачи расчетных листков: образец формы прикреплен к постановлению Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004г. («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам

Работодатель сам решает, как должен выглядеть в 2017 году журнал выдачи расчетных листков (образец), и какие виды сведений в нем будут отражаться. Обычно все данные упорядочиваются в виде таблицы, поделенной на столбцы. Каждый столбец соответствует определенному типу сведений, отражая:

• порядковый номер записи;
• фамилию, имя и отчество сотрудника;
• должность сотрудника;
• табельный номер;
• дату выдачи расчетного листка;
• подпись в получении «расчетки» и т.д.

Количество столбцов может быть любым. Чем больше разных типов сведений отражается в журнале, тем обширнее таблица. Каждая новая запись снабжается порядковым номером и вносится в отдельную строку. На обложке или в «шапке» журнала указываются реквизиты организации и рамки периода, в течение которого он ведется. Совет работодателям, не желающим тратить время и самостоятельно разрабатывать журнал учета выдачи расчетных листков (образец): скачать унифицированную форму Т-49 можно онлайн. Добавьте к типовому бланку недостающие столбцы (дату выдачи «расчетки» и место для подписи сотрудника), чтобы получился удобный учетный документ.

Важно: не забудьте предусмотреть в журнале заверительное поле для подписи должностного лица, ответственного за выдачу расчетных листков персоналу.

Хранение журнала выдачи расчетных листков

Дублирующие экземпляры расчетных листков, остающиеся у работодателя, хранятся в течение 5 лет при условии проведения ревизии или проверки, и не менее 75 лет, если лицевые счета работников отсутствуют (п.412 ст.4.1 приказа Минкультуры России №558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Данные требования распространяются и на учетные журналы, подтверждающие факт выдачи «расчеток». В помощь кадровику - статья «Журналы, которые проверит инспектор. Как и решить другие вопросы». О нюансах архивного хранения важных документов читайте в статьях « . Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию» и «Правила и ».

Отказ от учета выдачи «расчеток»

Ряд компаний, невзирая на очевидные риски, не ведет документальный учет выдачи расчетных листков. Вместо этого работодатели объявляют персоналу время, место и порядок выдачи «расчеток» либо же просто размещают их в личных кабинетах сотрудников на корпоративном сайте.

Такая практика не запрещена законом. Даже наличие в Трудовом кодексе РФ пункта о необходимости извещать работника о составных частях заработной платы в письменном виде не мешает судам весьма широко трактовать данную норму, поэтому в большинстве случаев отправка «расчетки» по электронной почте или публикация на корпоративном сайте нарушением не считается (см. апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики по делу №33-204/2013 от 29.04.2013г.).

Важно: если сотрудники не против получать расчетные документы на электронную почту, стоит заручиться соответствующими письменными заявлениями:

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Тем не менее, при очередной проверке ГИТ или в случае конфликта придется искать способы подтверждения выдачи расчетных листков. И отсутствие учетных документов существенно усложнит эту задачу. Доказывать факт своевременного получения расчетных листков придется с помощью альтернативных методов - распечатки электронных сообщений с прикрепленным «расчетками» или ссылками на них, сбора свидетельских показаний, подтверждения входа работника под личным логином в корпоративную электронную систему на страницу с нужным документом и т.д.

Право на оформление и рассылку электронных расчетных листков без распечатывания подтверждается и письмом Минтруда России №14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017г. Суды в спорах такого рода тоже нередко занимают сторону работодателя. Но доводить дело до судебного разбирательства - не лучший выход из ситуации, а инспекторы ГИТ на местах не всегда лояльно относятся к полному отказу от расчетных листков на бумажных носителях. Если избежать роли ответчика при всем желании не получится, подготовьтесь к судебному заседанию по всем правилам - соберите доказательства, сделайте все необходимые копии и выписки, назначьте уполномоченного представителя компании (см. статьи «Как оформить », «Готовим . Для суда, по требованию работника, для проверяющих»).

Приказ о порядке выдачи расчетных листков персоналу

Каким бы ни был выбранный конкретным работодателем порядок выдачи «расчеток», его следует закрепить на локальном уровне: прописать в нормативных документах предприятия или оформить отдельным приказом.

Приказом закрепляются сроки и условия выдачи расчетных документов, назначаются ответственные лица. К распоряжению рекомендуется прикрепить образцы используемых бланков - расчетного листка и журнала, в котором фиксируются сведения о выдаче. Заметка «Как оформить в сложных ситуациях» поможет без проблем составить и заверить распорядительные документы в нетипичных случаях.

Важно: если работодатель планирует применять электронные «расчетки», необходимо внести соответствующий пункт в правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт организации.

М.Г. Мошкович, юрист

Тайны расчетного листка

Зачем организации нужны расчетные листки и как правильно выдавать их работникам

Упомянутые в статье судебные решения можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя - к чему лишний раз бумагу переводить? Попросит работник - так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность.

Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.

Зачем работнику расчетный листок

Цель выдачи расчетного листка - проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они «прилетят» на карту. А вот что за что - не всегда понятно.

Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать «ненужных» вопросов. Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т. д.

Почему расчетный листок важен для организации

Расчетные листки предусмотрены ТКст. 136 ТК РФ , поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организаци юп. 3.7 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Роструда от 25.11.2011 № 280 ; Постановление Самарского облсуда от 06.05.2014 № 4а-275/2014 .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Штраф за невыдачу расчетного листка может составить: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для директора или ИП, от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организаци ич. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . А если директора поймают на этом нарушении повторно в течение года со дня уплаты штрафа, то могут дисквалифицироват ьч. 2 ст. 5.27 , ст. 4.6 КоАП РФ ; Обзор ВС, утв. Постановлением Президиума ВС от 07.03.2007 (вопрос 8) .

Однако это не самое главное. Штраф, конечно, вещь неприятная, но трудинспекторы приходят с проверками редко. Выдача расчетных листков важна в другом аспекте - на случай, если работник пойдет судиться с вами, считая, что ему недоплатили. Дело в том, что по закону гражданин должен подать исковое заявление в очень короткие срок ист. 392 ТК РФ :

• по спорам об увольнении - в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
• по другим трудовым спорам - в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Но многие судьи считают, что работник не мог знать о нарушении своих прав по оплате труда, если расчетный листок не выдавался. Поэтому они отсчитывают срок не с даты выплаты работнику спорной суммы, а с даты, когда он из других источников узнал о том, что его обидели.

К примеру, работница уволилась 29.12.2012 и через суд потребовала выплатить ей сверхурочные за май - декабрь 2012 г. Работодатель пытался отбить хотя бы часть суммы (май - сентябрь), указывая, что 3 месяца с момента выплаты зарплаты за эти месяцы давно прошли. Однако суд решил так: поскольку расчетные листки не выдавались, работница не могла знать о составе выплачиваемых ей сумм. О нарушении своих прав она узнала только при увольнении и обратилась в суд в пределах месяца после него. С организации взыскали также компенсацию за просрочку выплаты, за моральный вред и судебные расход ыАпелляционное определение Воронежского облсуда от 02.07.2013 № 33-3271 .

В другом случае женщина уволилась 31.07.2012. И только в сентябре 2012 г., когда пошли судиться другие работники, она узнала, что и ей зарплату в период 2010- 2012 гг. начисляли без уральского коэффициента. Формально срок для обращения в суд она пропустила, но суд восстановил его, указав, что истица не получала расчетные листки и не имела возможности узнать о недоплатах. В результате с работодателя взыскали задолженность за весь период, компенсацию морального вреда и расходы на адвокат аОпределение Свердловского облсуда от 22.02.2013 № 33-1620/2013 .

Еще один работник вообще сослался на рассказ коллег о неправильном расчете выходного пособия. Через несколько месяцев после увольнения они сообщили ему: при расчете среднего заработка не были учтены суммы выплаченных премий. Работодатель не смог доказать обратное, а расчетный листок при увольнении не выдавался. Поэтому суд решил, что 3 месяца надо отсчитывать от даты, когда, по словам гражданина, его «просветили» бывшие коллеги. Иск был удовлетворе нАпелляционное определение Хабаровского крайсуда от 13.06.2012 № 33-4044/2012 .

Таким образом, выводы следующие:

• <если> расчетный листок выдается, у работника есть только 3 месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с вами по зарплате. В случае опоздания вы просто заявляете в суде о пропуске срока подачи заявления и иск не рассматривается по существ уАпелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 07.08.2014 № 33-1800/2014 . Конечно, если судья не увидит каких-либо уважительных причин для восстановления срока;
• <если> расчетный листок не выдается, время для обращения работника в суд ничем не ограничено. Он приведет в суде любой источник, из которого узнал о нарушении своих прав, и вам будет сложно это опровергнуть. И даже если в итоге суд закончится вашей победой, будут потрачены финансы и время на судебные заседания.

Кстати, расчетный листок может пригодиться и в налоговых спорах. С его помощью можно подтвердить, например, понесенные затраты на оплату труд аПостановление ФАС МО от 22.05.2013 № А40-91515/12-115-603 .

Что включается в расчетный листок

В расчетном листке должны быть показаны следующие сумм ыст. 136 ТК РФ :

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. То есть, например, оклад, надбавка, премия, коэффициент и т. д.;
• иные начисления работнику, в том числе оплата больничного, компенсация за задержку зарплаты или других выпла тст. 236 ТК РФ ;
• удержания из зарплаты с указанием оснований, например НДФЛ или алименты;
• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Эти требования важно соблюдать, поскольку неполное заполнение расчетного листка - это тоже нарушение ТК.

Начисленные взносы в фонды показывать в расчетном листке не нужно, за исключением следующей ситуации. Работники могут подать заявление об удержании с них дополнительных взносов в ПФР, а у работодателя есть право присоединиться и также начислять в их пользу дополнительные взнос ыстатьи 5 , 8 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ . Если это ваш случай, то таких работников надо информировать как об удержанных дополнительных взносах в ПФР, так и о перечисленных за них дополнительно организацией. Поскольку полагается делать это одновременно с предоставлением расчетного листк ач. 8 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ , то лучше просто включить эту информацию в их листки.

Как оформить расчетный листок

Форма расчетного листка нормативно не утверждена, но она есть в любой бухгалтерской программе. Вы можете использовать ее или разработать свою.

Главное - не забудьте утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных акто вст. 136 ТК РФ . Ведь применение неутвержденной формы расчетного листка - это тоже основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательств аПостановление ВС от 23.12.2010 № 75-АД 10-3 ; Решение Пермского крайсуда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014 .

А вот для работника факт утверждения формы не важен. Суд примет у него в качестве доказательства и неутвержденный листок, если организация не докажет, что у них применялась другая форм аАпелляционное определение Забайкальского крайсуда от 25.06.2014 № 33-2498-2014 . Поэтому не надейтесь, что неутвержденная форма поможет вам выиграть спор с работником.

Форму утверждает работодатель приказом следующего содержания.

Общество с ограниченной ответственностью «Рамзес»

ПРИКАЗ

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листка - приложение № 1 к приказу.

3. Назначить бухгалтера А.С. Кириенко ответственной за выдачу расчетных листков сотрудникам в день выплаты заработной платы.

С приказом ознакомлена:

Если у вас в компании есть профсоюзная организация, нужно предварительно направить туда проект формы расчетного листка и получить мотивированное мнение профсоюза об этой форме в том же порядке, что и при согласовании локальных нормативных акто вст. 372 ТК РФ .

Всю процедуру следует повторить, если вы статьи 8 , 138 ТК РФ :

• <или> сменили программу и форма листка в новой версии другая;
• <или> внесли изменения в самостоятельно разработанную форму.

Покажем вариант заполнения расчетного листка на примере.

Пример. Заполнение расчетного листка работника

/ условие / Сергиенко Ирина Александровна работает в ООО «Компонент» в должности руководителя отдела консалтинга по графику 40-ча -совой рабочей недели. Ее оклад - 50 000 руб. в месяц. В соответствии с положением о премировании в октябре ей полагается ежемесячная премия в размере 20% от оклада.

С 1 по 5 октября И.А. Сергиенко была на больничном. Сумма пособия по нетрудоспособности составила 11 560 руб.

5 ноября ей выплачена зарплата за вторую половину октября, а также оплачен период нетрудоспособности.

/ решение / Рассчитаем размер зарплаты за фактически отработанное в октябре время. Он составит 43 478,26 руб. (50 000 руб. / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Премия за отработанное время составит 8695,65 руб. ((50 000 руб. х 20%) / 23 раб. дн. х 20 раб. дн.).

Сумма НДФЛ за октябрь с начисленных сумм составит 8285 руб. ((43 478,26 руб. + 11 560 руб. + 8695,65 руб.) х 13%).

Сумма зарплаты к выплате 5 ноября составит 23 888,91 руб. (43 478,26 руб. + 8695,65 руб. – 8285 руб. – 20 000 руб.).

Заполним расчетный листок.

Организация				ООО «Компонент»
Подразделение/код/табельный номер				Отдел консалтинга/03/201
ФИО				Сергиенко Ирина Александровна
Должность/профессия				Руководитель отдела консалтинга
Оклад (руб.)				50 000,00
Месяц/год		Рабочие дни			Рабочие часы (40-ча -совая рабочая неделя)
Октябрь/2014		23			184
Начислено	Период	Дни	Часы	Сумма (руб.)	Удержано	Период	Сумма (руб.)
Зарплата за отработанное время	06.10- 31.10	20	160	43 478,26	НДФЛ	Октябрь 2014 г.	8285
	01.10- 05.10	5		11 560,00
Ежемесячная премия	06.10- 31.10	20	160	8 695,65
Всего начислено				63 733,91	Всего удержано		8285
Выплачено	Дата			Сумма (руб.)
Аванс	20.10.2014			20 000,00
Зарплата	05.11.2014			23 888,91
Пособие по нетрудоспособности	05.11.2014			11 560,00
Всего выплачено:				55 448,50

Требуются ли печать и подпись ответственного лица на расчетном листке? Закон об этом умалчивает, и на практике их обычно не ставят. За разъяснениями мы обратились в Роструд.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Заверять расчетные листки печатью и подписью при ежемесячной выдаче работникам нет необходимости, такого требования в ТК нет. Не нужно это делать и в том случае, когда работник просит выдать ему расчетные листки при увольнении в порядке ст. 84.1 ТК РФ. Представляется, что расчетный листок не относится к документам, которые должны заверяться надлежащим образо м” .

Что ж, цель составления листков и правда чисто информационная, поэтому регулярно ставить на них печать и подпись действительно не стоит. Но если работник просит или вы представляете листки в качестве доказательств в суде, то можно и заверить, нарушения в этом нет. Были случаи, когда судьи не принимали расчетные листки, указывая, что без печати невозможно определить, кем выдан такой докумен тАпелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014 , от 29.05.2014 № 33-5742/2014 .

Когда нужно выдавать расчетный листок

По закону расчетный листок нужно выдавать при выплате зарплаты, а зарплата по общему правилу выплачивается не реже двух раз в меся цст. 136 ТК РФ . Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты с указанием всех сумм, выплаченных в текущем месяце.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены и, таким образом, расчетные листки не будут содержать исчерпывающую информацию о заработной плате. Поэтому расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие. При этом отдельно показывать в листке составные части за каждые полмесяца не требуетс я” .

Роструд

Имейте в виду, что при выплате отпускных расчетный листок не оформляется, поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка - это не зарплат аст. 129 ТК РФ ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 3) . А вот при увольнении его нужно сделать. Ведь в этом случае делается полный расчет, то есть работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе зарплата. Это нам подтвердили и в Роструде.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ При прекращении трудового договора день выплаты заработной платы и день увольнения могут не совпадать. Зарплата и иные причитающиеся работнику суммы в таких случаях должны быть выплачены в день увольнения. Таким образом, при увольнении работнику следует выдать расчетный листо к” .

Роструд

Если деньги выплачиваются через кассу, то листки лучше выдавать одновременно с деньгами, чтобы не бегать потом за работниками. А в какой момент их выдавать, если зарплата перечисляется на карточки, - до или после перечисления? Решите этот вопрос сами и пропишите порядок выдачи в локальном нормативном акте (ЛНА)Письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 .

Как подтвердить факт выдачи расчетных листков

Распространенный вариант - распечатка расчетного листка по запросу работника. Бухгалтеры рассуждают так: кому надо, тому выдадим, а при проверке скажем, что выдавали всем. Ан нет, не получится. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому надо выдавать листки регулярно, а также продумать способ подтверждения:

• <или> сделать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
• <или> внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.

В унифицированной форме платежной ведомости (№ Т-53) есть графа «Примечание», можно использовать ее для подписи работника;

• <или> сделать форму из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.

В любом случае, определяясь с порядком выдачи расчетного листка, помните, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускаетс яст. 88 ТК РФ ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ . Поэтому при предоставлении расчетных листков вам нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника-адресата. То есть нельзя просто раскладывать расчетные листки на столы работникам, нельзя передавать через других лиц и т. д. Иначе можно нарушить Закон о персональных данных и тоже попасть под административный штраф. Он может составить от 300 до 500 руб. для сотрудника, от 500 до 1000 руб. для руководителя и от 5000 до 10 000 руб. для организаци ист. 13.11 КоАП РФ .

Административное дело о нарушении персональных данных вправе завести прокурор, к примеру, по жалобе пострадавшего работник ач. 1 ст. 28.4 КоАП РФ , а штраф налагается по решению судач. 1 ст. 23.1 КоАП РФ .

Отметим, что если работник получает зарплату на карточку, то распечатывать листки каждому работнику неудобно. Проще было бы рассылать их по электронной почте с подтверждением о получении. Однако в Роструде с этим не согласны.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Развитие информационных технологий дает все основания для применения различных способов доведения информации до работников. Однако пока ТК разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работника мч. 5 ст. 312.1 ТК РФ . Для остальных же обязателен письменный документ. Причем если сотрудник работает вне основного офиса, то о получении им расчетного листка обязан позаботиться работодател ь” .

Роструд

Заметим, что некоторые судьи не видят криминала в рассылке расчетных листков работникам по email Апелляционное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 № 33-204/2013 . Так, Мосгорсуд отказал инспектору по кадрам в иске о взыскании оплаты за сверхурочную работу. Работодатель заявил, что женщина регулярно получала расчетные листки по электронной почте и могла вовремя узнать о нарушении своих прав. Когда она обратилась в суд, 3 месяца с момента получения расчетного листка уже прошли. Следовательно, срок для подачи искового заявления был пропуще нОпределение Мосгорсуда от 18.07.2011 № 33-22203 .

Тем не менее для отправки расчетных листков по электронной почте надежней будет подождать внесения соответствующих поправок в ТК.

Лучше всего урегулировать все вопросы по расчетным листкам в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда или в специальном ЛНА. Там можно утвердить форму листка, периодичность выдачи, способ передачи работнику с учетом требований конфиденциальности и т. д. Так и бухгалтеру будет проще, и работники будут в курсе, ведь со всеми ЛНА организации они должны быть ознакомлены под роспис ьст. 68 ТК РФ .